De ultieme telefoonoplossing voor zakelijke communicatie met Microsoft Teams

Belang van telefonie voor Teams

Telefonie is een belangrijk onderdeel van Microsoft Teams, omdat het bedrijven en organisaties in staat stelt om naadloos te communiceren met klanten, partners en collega’s via één enkel platform.

Hieronder enkele redenen waarom telefonie belangrijk is voor Microsoft Teams:

• Verbeterde samenwerking: Met Teams Telefonie kunnen gebruikers direct bellen en gebeld worden vanaf hetzelfde platform. Dit betekent dat ze niet langer van het ene systeem naar het andere hoeven te schakelen om te communiceren met collega’s, wat de samenwerking verbetert en de productiviteit verhoogt.
• Flexibiliteit: Teams Telefonie stelt gebruikers in staat om overal te werken waar een internetverbinding beschikbaar is. Dit betekent dat je vanaf elke plek (met internet) nog steeds toegang hebt tot de telefoonfunctionaliteit van je organisatie, waardoor de flexibiliteit en mobiliteit worden vergroot.
• Kostenbesparingen: Teams Telefonie maakt gebruik van Voice over IP (VoIP) technologie, wat betekent dat er geen fysieke telefoonlijnen meer nodig zijn. Dit kan leiden tot aanzienlijke kostenbesparingen voor bedrijven die traditionele telefoonsystemen gebruiken. Bovendien is het schaalbaar door het pay-per-use model.
• Vereenvoudigd beheer: Teams Telefonie biedt IT-beheerders één enkel platform om te beheren, in tegenstelling tot de complexiteit van het beheren van meerdere systemen en providers voor telefonie, video en chat. Door deze vereenvoudiging van beheer worden tijd en middelen bespaard.

Doorontwikkeling

Microsoft Teams wordt voortdurend doorontwikkeld en er staan veel nieuwe features en updates in de pijplijn. Hieronder een opsomming van enkele toekomstige features die Microsoft heeft aangekondigd:

• Dynamic view: Deze feature past automatisch de weergave van de videoconferentie aan, zodat de presentator of deelnemer in de kijker wordt gezet en andere deelnemers in kleinere vensters worden weergegeven.
• Together mode: Deze feature creëert een virtuele omgeving voor alle deelnemers die deelnemen aan videoconferentie, zoals een vergaderruimte of een café. Dit kan helpen om een meer natuurlijke en interactieve omgeving te creëren.
• Live transcriptie en ondertiteling: Teams zal in de toekomst automatisch live transcripties en ondertiteling voor videovergaderingen en opgenomen vergaderingen ondersteunen, waardoor het gemakkelijker wordt om te communiceren met mensen die doof of slechthorend zijn of een andere taal spreken.
• Breakout rooms: Deze feature stelt deelnemers in staat om in kleinere groepen te overleggen tijdens een videovergadering, waardoor brainstormsessies, workshops en trainingen interactiever worden.
• PowerPoint Live Presentations: Deze feature maakt het mogelijk om PowerPoint presentaties te geven tijdens een Teams-vergadering en om real-time reacties te ontvangen van deelnemers.
• Polls en enquêtes: Hiermee biedt Teams de mogelijkheid om polls en enquêtes te maken en te delen tijdens een videovergadering, waardoor het gemakkelijker wordt om meningen en feedback van deelnemers te verzamelen.
• End-to-end encryptie: Deze feature zorgt ervoor dat berichten, oproepen en vergaderingen volledig versleuteld worden, zodat alleen de afzender en ontvanger toegang hebben tot de inhoud. Dit verhoogt de veiligheid en privacy van de communicatie.
• Integratie met Power Platform: Teams integreert steeds beter met Power Platform, zodat gebruikers workflows, formulieren en chatbots kunnen maken om hun werkprocessen te automatiseren.

Dit zijn slechts enkele van de nieuwe features die Microsoft Teams zal toevoegen. Microsoft blijft Teams razendsnel ontwikkelen en uitbreiden om gebruikers een alles-in-één communicatie- en samenwerkingsplatform te bieden.

Voordelen van Teams Telefonie i.c.m. T-Mobile

T-Mobile levert een cloudgebaseerd communicatieplatform, T-inside, dat geavanceerde telefoniefuncties biedt, zoals call routing, voicemail, wachtrijen en rapportage. Vanuit dit platform kan T-Mobile ook een Teams add-in koppelen aan je Teams Telefonie. Hierdoor kunnen gebruikers profiteren van de volgende voordelen:

• Geavanceerde telefoniefuncties: Dit zijn telefoniefuncties die niet beschikbaar zijn in de standaard Teams Telefonie. Gebruikers kunnen bijvoorbeeld bellen met een vast nummer en kunnen gebruikmaken van call routing, voicemail en rapportage.
• Flexibele licenties: Licenties kunnen flexibel worden aangepast en toegewezen, afhankelijk van de behoeften. Denk hierbij aan enkel mobiel, enkel vast of met aanvullende softphone voor uitgebreide (callcenter) functionaliteiten. Voorbeelden zijn dat je wachtrijen kunt monitoren, zien waar de oproepen naartoe gaan en gebruik maken van drag&drop call dispatching.
• Schaalbaarheid: T-inside is schaalbaar en pay-per-use platform dat kan worden aangepast aan de behoeften van organisaties van elke omvang. Dit betekent dat bedrijven kunnen blijven groeien, zonder zich zorgen te hoeven maken over de infrastructuur.
• Integraties software van derden: Er zijn integraties met andere systemen, zoals CRM-software, wat de productiviteit verhoogt en de communicatie stroomlijnt.

Aanvullend biedt T-Mobile integratie met je mobiele apparaten. Indien je in Teams in gesprek bent of een vergadering voert, kun je er ook voor zorgen dat je mobiel niet beschikbaar bent. Dit is nu nog een one-way synchronisatie, maar binnenkort zal Teams zich ook (naar voorkeur) aanpassen indien je op je mobiele telefoon in gesprek bent. Alles is volledig op gebruikers niveau aanpasbaar.

De combinatie van T-Mobile met Teams Telefonie biedt gebruikers een uitgebreid communicatieplatform met geavanceerde telefoniefuncties, flexibele licenties, schaalbaarheid en integratiemogelijkheden met andere systemen.

Welke apparatuur is nodig voor Teams Telefonie?

Om gebruik te maken van Teams Telefonie zijn er verschillende apparaten nodig, afhankelijk van de gewenste functionaliteit en de rol van de gebruiker. Hieronder staan de belangrijkste apparaten die nodig zijn voor Teams Telefonie:

• Een computer of mobiel apparaat: Teams Telefonie is beschikbaar op computers, laptops en mobiele apparaten zoals smartphones en tablets. Om te bellen met Teams Telefonie, moet de Teams-app worden gedownload op het apparaat.
• Een headset: Om gesprekken te voeren via Teams Telefonie is een headset wenselijk. Dit kan een bedrade of draadloze headset zijn die via USB of Bluetooth is verbonden met het apparaat. Zorg er wel voor dat je headset Teams gecertificeerd is voor de beste ervaring.
• Een IP-telefoon: Een IP-telefoon is een telefoontoestel dat is ontworpen voor het maken en ontvangen van VoIP-gesprekken. IP-telefoons zijn ideaal voor gebruikers die veel bellen en die een fysieke telefoon willen gebruiken in plaats van een headset.
• Een conference speaker: Voor groepsgesprekken en vergaderingen is een conference speaker nodig. Dit kan een fysiek apparaat zijn dat via USB is verbonden met de computer of een speciale conference speaker die verbonden is met de IP-telefoon.
• Een webcam: Voor videoconferenties is een webcam nodig. De meeste laptops hebben al een ingebouwde webcam, maar als er een externe webcam nodig is, moet deze worden aangesloten via USB.

Het is belangrijk om op te merken dat niet alle apparaten nodig zijn voor elke gebruiker. Afhankelijk van de rol en functie van de gebruiker binnen de organisatie, kan het zijn dat alleen een computer of mobiel apparaat (en een headset) nodig zijn voor het voeren van gesprekken via Teams.

Is Teams Telefonie veilig?

Ja, Teams Telefonie is over het algemeen veilig. Microsoft Teams heeft een uitgebreide beveiligingsinfrastructuur en biedt verschillende beveiligings- en privacyfuncties voor Teams Telefonie.

En nu wordt het ook wat technisch, wat mij aanspreekt, maar wellicht wat te diep gaat voor een grote groep. Toch wil ik dit graag benoemen, want een belangrijke beveiligingsfunctie van Teams Telefonie is de end-to-end-encryptie. Dit betekent dat de spraak- en videoverkeer tussen de gebruikers versleuteld zijn en niet kan worden afgeluisterd door derden. Microsoft Teams maakt gebruik van het Secure Real-time Transport Protocol (SRTP) voor de end-to-end-encryptie van spraak- en videoverkeer.

Daarnaast biedt Teams Telefonie ook verschillende functies om te voldoen aan de beveiligings- en privacyvereisten van organisaties. Zo kunnen beheerders bepalen welke gebruikers en groepen toegang hebben tot Teams Telefonie, beveiligingspolicies instellen, multifactor-authenticatie inschakelen, etc.

Bovendien voldoet Teams Telefonie aan verschillende beveiligings- en privacy voorschriften, zoals GDPR en ISO 27001, waardoor organisaties kunnen voldoen aan hun compliance- vereisten.

Het is echter belangrijk op te merken dat er nog steeds risico’s verbonden zijn aan elk communicatieplatform. Organisaties moeten beveiligingsmaatregelen implementeren, zoals het gebruik van sterke wachtwoorden, het bijwerken van software en hardware en het opleiden van gebruikers over het gebruik van Teams Telefonie, maar ook hoe om te gaan met data in algemene zin, om de veiligheid te maximaliseren.

Wat zijn de investeringen?

De kosten voor Teams Telefonie variëren afhankelijk van de gekozen provider en de gewenste functionaliteiten. Microsoft Teams biedt Teams Telefonie als onderdeel van hun Microsoft 365-abonnementen, waardoor het een aantrekkelijke optie is voor organisaties die al gebruikmaken van Microsoft 365. Voor Microsoft 365-gebruikers biedt Teams Telefonie een add-on abonnementsoptie voor telefoonnummers en telefoonoproepen.

Om Teams telefonie te gebruiken heb je naast je bestaande Microsoft 365 licentie in de basis een Microsoft Teams Telefoon Standard licentie nodig. Deze kun je afnemen vanaf €6,70 per gebruiker per maand. (Overigens zit dit standaard in de Microsoft 365 E5 licentie). Voor de volledige ervaring van Teams Telefonie gebruiken wij T-Mobile als carrier. Deze licentie is beschikbaar vanaf €8,50 per gebruiker per maand.

Ervaringen

Vanuit onze klanten die gebruik maken van Teams telefonie hoor ik veelal dat met name de integratie in Teams als prettig wordt ervaren. Het gemak waarmee je vanuit 1 portal werkt, communiceert, belt voert de boventoon. Uiteindelijk doet voor de gebruiker de onderliggende laag er dan niet toe. Vanzelfsprekend is dat voor Solipsis juist van belang. Daarbij komt niet alleen een goede en stabiele netwerkinfrastructuur kijken, een van de vereisten wat mij betreft, maar ook een goede partner die zorgt voor een stabiel telefonieplatform, de carrier.

Bij Solipsis intern maken we daarin gebruik van Teams telefonie van T-Mobile. Hierover zijn we meer dan tevreden. Niet alleen het mobiele bereik is heel erg stabiel, maar ook de bereikbaarheid op onze vaste nummers die we volledig in Teams hebben ondergebracht. Daarnaast is het, zoals omschreven in dit blog, flexibel en maken we gebruik van de call routing, wachtrijen en vast-mobiel integratie via Teams. Met name de ervaringen vanuit onze Servicedesk zijn erg goed, omdat het kinderlijk eenvoudig werkt, vanuit hetzelfde platform. Overigens geldt dit ook voor mezelf. Alhoewel ik van origine een techneut ben, hou ik heel erg van gebruiksgemak.

Heb jij interesse in een vrijblijvend gesprek over het inzetten van Teams telefonie bij je bedrijfsvoering?